Разработка схемы документооборота

Корпоративная отчетность формируется и представляется в соответствии с внутренними положениями составления и представления отчетных документов, а также на основе схемы документооборота.Порядок соединения учетных регистров и их форма и последовательность записей, использование средств автоматизации и схема документооборота комплексно характеризуют уровень бухгалтерского и управленческого учета на предприятии.

Формирование схемы документооборота

Разработка схемы документооборота обычно начинается с постановки целей управления бизнес-деятельностью компании, разукрупнения их до задач для отдельных подразделений и отделов и заканчиваетсявыявлением средств их достижения, а также определением содержания и состава необходимой документации на каждом уровне управления.

Процессы внедрения в практику производственного управления новой системы ведения документооборота и снижение объема информации требуют рационализации существующего документооборотав системе управления. Схема документооборота в условиях действияавтоматизированной системы управления должна четко разделять источники создания и получения документации. Подавляющее число документов в современной компании формируется в электронном виде. В системе управления в основном создаются документы, которые нужны для нормальной работы автоматизированной системы управления и содержащие в себе данные, являющиеся входными при обработке поступающей информации.

Особенности создания схемы документооборота

Разработка схемы документооборота предполагает проведение анализа информационных потоков, которые, собственно, и будут ее определять. При формировании схемы нужно будет ее усовершенствовать с помощью унификации всех необходимых для работы документов с целью упрощения их дальнейшей обработки и ликвидации дубликатов.

При разработке схемы документооборота компании необходимо составить матрицу, в которую будут внесены, при их наличии, шифры отделов, цехов, а также служб и участков на основе существующего структурного деления. На больших предприятиях схема документооборота обычно формируется на уровне отделов и цехов, поскольку схема, созданная на уровне менее крупных структурных подразделений может оказаться слишком разветвленной и потому необозримой и трудной для работы. Если возникает такая потребность, формируются также и дополнительные схемы уже внутри отделов и цехов.

Система электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) предоставляет возможность существенно повысить не только эффективность, но и уровень корпоративной культуры работы с документацией в коммерческих компаниях любой формы собственности и государственных структурах. Целью внедрения СЭД является оптимизация документооборота. Как ни странно, экономичность документооборота необязательно предполагает его сокращение. Ее нужно рассматривать в аспекте повышения качества содержания получаемой руководством предприятия информации и удобства работы с ней. Основным назначением оптимизации (или проектирования) документооборота является приведение его в соответствие с требованиямиуправления компанией с одновременным уменьшением расходов на его ведение.

Осуществление качественной разработки схемы документооборота поможет сделать процесс формирования документов полностью отвечающим потребностям компании в соответствии с задачами ее бизнес-деятельности.