Повышение эффективности ведения бизнеса c помощью ERP-системы

Внедрение современной ERP-системы заметно повышает эффективность ведения бизнеса за счет снижения расходов и увеличения выручки компании. Успешная реорганизация бизнес-процессов и усиление контроля также способствуют росту доходов и экономическому успеху предприятия.

Для вынесения решения о необходимости внедрения ERP-системы обычно требуется предварительная оценка экономического эффекта, который будет получен в результате этого внедрения. Поскольку количественную оценку определить достаточно сложно, то специалисты стараются применять для обоснования необходимости будущего проекта введения ERP следующие качественные характеристики:

• увеличение прозрачности бизнеса;
• повышение качества принимаемых управленческих решений;
• снижение срока подготовки отчетности.< /li>

Также многие организации не считают необходимым подготовить бизнес-кейс, содержащий экономическое обоснование внедрения ERP-системы, считая, что это и так очевидно. В ход идут следующие аргументы:

• давно известно, что использование ERP-системы делает работу предприятия более эффективной – это не нуждается в доказательствах;
• введение ERP – масштабный проект, который затронет все отделения компании;
• в организации нужно навести порядок и сменить используемые устаревшие системы единой ERP;
• бюджет на внедрение все равно уже выделен.

Необходимость экономического обоснования для успешного внедрения ERP-систем

• Предварительная оценка эффективности дает возможность рассчитать бюджет будущего проекта и реально оценить все ресурсы, которые потребуются для его реализации.
• Если команда, занимающаяся реализацией проекта введения ERP, точно не представляет, какие цели должны быть достигнуты путем внедрения системы, многие из них не найдут своего отражения в функциональных возможностях и дизайне программы, а также в подходе к организации самого проекта.
• Экономическая оценка результата внедрения позволит лучше представить возможные риски и определить точные показатели эффективности - KPI.

Повышение внимания к целям проекта гарантирует его успех и дальнейшее эффективное ведение бизнеса.

Типовые показатели для оценки экономического эффекта IT-проекта:

• чистая текущая стоимость (NPV)
• внутренняя норма доходности (IRR)
• срок окупаемости (payback period)
• расчет дисконтированных средств (discounted cash flow)

Экономический эффект введения ERP-систем

• Рост выручки (точной оценке не поддается)
• Снижение затрат (оценивается достаточно точно)

Виды затрат, снижаемых после внедрения ERP и параметры расчета экономического эффекта

Затраты на заработную плату снижаются за счет:

• общего сокращения времени на выполнение всех операций;
• ликвидации дублирования функций ввода данных и при подготовке отчетности;
• более быстрой сверки данных и исправления ошибок;
• сокращения сроков согласования и утверждения документов;
• уменьшения времени на доработку и администрирование отдельных систем специалистами компании.

Параметры определения экономического эффекта:

• число дублированных мест отчетов и ввода данных;
• оценка времени, реально затрачиваемого на ручную сверку, выполнение согласований и исправления ошибок;
• средняя стоимость часа работы или размер фонда оплаты труда в пересчете на сотрудников;
• число высвобожденных часов или сотрудников – FTE.

Затраты на ПО уменьшаются благодаря:

• отказу от лицензирования разных приложений от отдельных разработчиков.

Параметр определения экономического эффекта:

• текущие расходы на получение лицензий отдельных программ.

Затраты на аппаратное обеспечение сокращаются путем:

 

• снижения количества требующегося серверного оборудования.

 

Параметры определения экономического эффекта:

• Число освободившихся серверов;
• Цена отдельного сервера;
• Стоимость обслуживания серверного оборудования.

Недостача и злоупотребления снижаются из-за:

• снижения нецелевого расходования средств;
• уменьшения недостач и хищений благодаря возросшему контролю.

Параметры определения экономического эффекта:

• оценка недостачи, выявленной в процессе инвентаризации в реальной стоимости;
• число и сумма платежей, проведенных без требуемой авторизации.

Штрафы и пени становятся меньше по следующей причине:

• Снижения ошибок в отчетах и случаев неверного оформления документов.

Параметры определения экономического эффекта:

• уплаченные штрафы и пени;
• затраты на ведение налоговых споров.

Затраты на аудиторские услуги снижаются благодаря:

• уменьшению сроков выполнения аудиторских процедур;
• снижению аудиторских рисков.

Параметры определения экономического эффекта:

• срок проведения аудиторских проверок;
• число специалистов-аудиторов;
• средняя почасовая оплата работника аудиторской службы.

Расходы на услуги внешней техподдержки уменьшаются за счет того, что:

• сокращается необходимости в поддержке и внедрении отдельных программ различных поставщиков.

Параметр определения экономического эффекта:

• Цена внешней техподдержки в разрезе используемых приложений.

ERP-система как фактор повышения эффективности ведения бизнеса

Помимо использования функций самой системы управления ресурсами предприятия, снижение затрат и рост доходов компании происходит и за счет успешной реорганизации бизнес-процессов и усиления контроля.

Экономический эффект будет наиболее заметным при максимально эффективном использовании внедренной ERP-системы. ERP является важнейшим фактором положительных изменений и улучшений в работе предприятия, позволяющим достичь мощного экономического эффекта.

Рекомендации экспертов

• При оценке объема автоматизации и его необходимости нужно определить, для каких целей будет использована функциональность системы и какие задачи она должна решить.
• Количественная оценка эффективности необходима при определении доработки стандартной функциональности – решений о проведении доработок, определения вовлечения бизнеса и детального описания требуемых функций.
• Качественный и количественный показатель эффективности осуществления проекта должен постоянно отслеживаться, чтобы использоваться для его управления и оценки эффективности внедрения ERP-системы.