Планирование при подготовке к автоматизации. Часть 1

Важность внедрения системы планирования денежных средств, а также доходов и расходов - составления плановых бюджетов – которое необходимо провести до старта проекта автоматизации, отмечают все ведущие эксперты. При правильной организации непосредственного процесса планирования возможно изначально задать значение прибыли и остальных показателей, а затем выстраивать другие бюджеты уже под них, таким образом осуществляя планирование «от желаемого». Достичь этого обычно удается не сразу, в большинстве случаев только тогда, когда сам процесс формирования бюджетов полностью автоматизирован. Автоматизация бюджетных показателей значительно облегчает этот процесс, но особенно важно все-таки научиться эффективному планированию еще перед началом проекта автоматизации.

Таким образом, автоматизация должна стать следствием уже отработанных бизнес-процессов, в данном случае, планирования. Если системы планирования пока нет, то и рассуждать о полной автоматизации рано. Часто можно наблюдать ситуацию, когда владельцы компаний рассматривают автоматизацию как решение всех проблем, обусловленных управлением финансами предприятия.

Но если у топ-менеджеров и рядовых сотрудников нет точно сформулированных ожиданий от будущего проекта автоматизации, можно предположить, что вряд этот проект будет успешным. То есть материальные, трудовые и временные затраты на автоматизацию окажутся несопоставимыми с полученными преимуществами.

Приобретение ERP-системы является довольно дорогостоящим делом, поэтому к нему компания обязана подойти с точным пониманием того, для чего оно ей нужно. Также важно, чтобы это понимание имелось не столько у владельцев предприятия, сколько у менеджеров и линейного руководства, поскольку автоматизация в первую очередь коснется работы именно их.

У персонала организации должно быть отчетливое представление о бизнес-процессах, происходящих на местах, а также о систематизации данной информации по всей группе компаний, так как автоматизация, как правило, проходит на этом уровне. Вполне реальна опасность, при которой, закупив дорогой программный продукт, но не отработав процесс планирования, сотрудники, не обученные составлять планы, не сумеют вести работу по анализу причин отклонения фактических показателей от запланированных, не будут отчитываться, почему появились подобные отклонения и т.д. Даже пройдя обучение работе с программой, они будут использовать лишь 10% ее возможностей системы, а значит, средства будут истрачены впустую. Лишь когда персонал компании будет понимать, для чего ему это нужно, он сумеет четко сформулировать техническое задание для консультантов.

Продолжение темы – в следующей статье.